자료 요청은 링크 하나로,
회신은 내 PC 폴더로
부서마다 메일을 돌리고, 첨부파일을 하나씩 내려받아 이름을 바꾸고, 누가 안 냈는지 표를 보며 다시 독촉하는 일. CRATE는 그 반복을 없애면서, 자료가 남의 서버에 쌓이지 않게 합니다.
한 문장으로 답하면
"메일로 받으면 자료가 여러 메일함에 흩어지고, 정리는 사람이 합니다. CRATE로 받으면 자료가 암호화된 채 내 PC 폴더에 제출자별로 정리되어 들어옵니다."
자료는 이렇게 오갑니다
메일에는 링크만 담기고, 파일은 암호화된 채로 관리자(요청자) PC 폴더까지 갑니다.
내 PC · 저장 폴더
요청을 만들고 제출물을 받는 사람. 원본과 업무 기록은 여기에만 있습니다.
암호문 우체통
열쇠가 없어 내용을 열 수 없습니다. 받아 가면 지우고, 늦어도 14일 뒤 삭제합니다.
브라우저 · 휴대폰
부서 담당자. 로그인 없이 링크를 열어 요청을 보고 파일을 올립니다.
- 요청 보내기 요청 내용은 관리자(요청자) 브라우저에서 암호화해 중계 서버에 올리고, 제출자에게는 링크 메일만 보냅니다.
- 제출 제출자가 링크를 열면 브라우저가 요청 내용을 풀어 보여 줍니다. 올린 파일은 브라우저에서 암호화되어 중계 서버로 갑니다. 링크 속 열쇠는 서버로 전송되지 않습니다.
- 수합 관리자(요청자) 화면이 암호문을 받아 PC에서 풀고
요청 폴더/부서_성명/에 저장합니다. 저장을 마치면 중계 서버의 암호문은 지워집니다. - 코멘트·안내 그 뒤에 오가는 코멘트와 안내도 같은 길로 암호화되어 제출자 화면에 표시됩니다.
왜 CRATE를 써야 하나요?
자료를 "받는 일"보다 "모으고 정리하는 일"이 더 오래 걸리기 때문입니다.
첨부 정리가 사라집니다
제출물은 요청 폴더/부서_성명/으로 PC에 바로 저장됩니다. 메일을 열고, 내려받고, 이름을 바꾸고, 옮기는 일이 없습니다.
누가 냈는지 한눈에
수신자별 제출 현황을 화면 하나에서 봅니다. 독촉은 "미제출자만" 골라 한 번에 보냅니다.
제출자는 링크만 누르면
회원가입·로그인·프로그램 설치가 없습니다. 메일 속 링크를 열고 파일을 올리면 끝입니다. 휴대폰에서도 됩니다.
요청과 회신이 한 줄기로
요청, 제출, 다시 제출, 코멘트, 안내가 요청마다 한 흐름으로 남습니다. "그 파일 어느 메일에 있었지?"를 찾지 않아도 됩니다.
이메일보다 안전한가요?
네. 자료가 머무는 곳, 볼 수 있는 사람, 남아 있는 기간이 모두 줄어듭니다.
| 이메일로 받을 때 | CRATE로 받을 때 | |
|---|---|---|
| 자료가 남는 곳 | 보낸 사람과 받는 사람의 메일 서버에 각각 복사본이 남고, 전달할 때마다 늘어납니다. | 원본은 관리자(요청자) PC 폴더 한 곳에만 있습니다. |
| 서버에서 볼 수 있나 | 메일 서비스는 보관한 메일과 첨부를 읽을 수 있는 형태로 가지고 있습니다. | 파일은 제출자 브라우저에서 암호화되어 전달됩니다. 중계 서버와 운영자도 열어 볼 수 없습니다. |
| 보관 기간 | 지우기 전까지 메일함에 계속 남습니다. | 중계 서버의 암호문은 관리자(요청자)가 받아 가는 즉시, 늦어도 14일 뒤 자동 삭제됩니다. |
| 다른 제출자 자료 | "전체 회신"이나 주소 실수 한 번으로 다른 사람에게 그대로 전달됩니다. | 제출자마다 개인 링크와 개인 열쇠가 따로 있어, 다른 사람의 제출물을 볼 수 없습니다. |
| 메일이 하는 일 | 파일 자체가 메일에 실려 오갑니다. | 메일에는 제출 링크만 담깁니다. 파일은 메일을 거치지 않습니다. |
| Google 권한 | — | "메일 보내기" 권한 하나만 씁니다. 메일함을 읽지 않습니다. 메일 없이 링크 복사로만 써도 됩니다. |
이메일보다 편리한가요?
보내는 쪽도, 받는 쪽도 할 일이 줄어듭니다.
| 이메일로 받을 때 | CRATE로 받을 때 | |
|---|---|---|
| 요청 보내기 | 수신자를 하나씩 넣거나 단체 메일로 보내고, 따로 연락할 사람을 챙깁니다. | 주소록·그룹이나 엑셀 명단으로 수신자를 고르면 사람마다 개인 링크가 담긴 메일이 나갑니다. |
| 자료 모으기 | 메일마다 첨부를 내려받아 이름을 바꾸고 폴더로 옮깁니다. | 관리자 화면을 열어 두면 제출물이 제출자별 폴더로 자동 저장됩니다. |
| 현황 확인 | 받은 메일을 세어 가며 표에 직접 표시합니다. | 제출·미제출이 수신자별로 바로 보입니다. |
| 독촉·마감 연장 | 안 낸 사람을 골라 다시 메일을 씁니다. | "미제출자만"을 골라 안내를 보내고, 마감은 사람별로 늘릴 수 있습니다. |
| 수정본 | "수정본입니다" 메일이 쌓이고, 어느 것이 최신인지 헷갈립니다. | 제출자가 같은 링크로 다시 제출하면 같은 요청의 흐름에 이어서 기록됩니다. |
| 큰 파일 | 메일 첨부 용량 제한에 걸려 클라우드 링크로 따로 받습니다. | 파일당 35MB, 한 번에 200MB까지 링크 하나로 받습니다. |
| 비용 | — | 무료입니다. |
솔직하게 말씀드리면
CRATE가 맞지 않는 경우도 있습니다. 미리 알고 쓰시면 좋습니다.
- 관리자(요청자)는 PC와 크롬 계열 브라우저가 필요합니다. 크롬·엣지·웨일에서 PC 폴더에 바로 저장하는 기능을 씁니다. 제출자는 어떤 브라우저든, 휴대폰이든 괜찮습니다.
- 자료는 관리자(요청자) PC에 있습니다. 서버에 원본을 두지 않는 만큼, PC 백업과 복구 코드 보관은 직접 챙겨야 합니다.
- 제출 링크는 열쇠입니다. 링크를 가진 사람은 그 자리로 자료를 낼 수 있으니, 제출자에게 전달하지 말아 달라고 안내해 주세요.
- 14일 안에 한 번은 관리자 화면을 열어야 합니다. 그동안 받아 가지 않은 제출물은 중계 서버에서 지워집니다. 웹 푸시를 켜 두면 삭제 3일 전과 하루 전에 알려 드립니다.